Úkoly · odpracovaný čas · podklad k fakturaci
Úkolník hlídá tři věci, na kterých firmám nejčastěji utíkají peníze: kdo co dělal, kolik to trvalo a jestli se to dostalo do fakturace. Postavený pro firmy, jejichž lidé pracují venku — ne u počítače.
Práce je hotová, čas zapsaný — a pak leží měsíc bez povšimnutí. Než se na to přijde, zákazník už fakturu za to období dostal.
Zadavatel řekl jedno, u předání se ukáže druhé. Bez záznamu se nedá dohledat, kdo a kdy to přepsal.
Vedoucí ví o práci jen to, co mu kdo řekne. Zeptat se musí telefonem a odpověď si zapsat na papír.
Každá z těch věcí zvlášť vypadá jako maličkost. Dohromady z nich je nedůvěra ve vlastní čísla — a to je drahé.
Lidé mají v systému nadřízené. Kdo je nad vámi, vidí vaši práci — i když s vámi zrovna není na společné zakázce. Nemusí se to nastavovat u každého úkolu zvlášť.
Kdo úkol řeší, může měnit průběh, ne zadání. Termín, rozsah a popis mění jen zadavatel a jeho nadřízený. U každého úkolu je historie i s tím, co bylo předtím, a smazané se neztrácí.
Řešitel odklikne hotovo a úkol jde zadavateli ke schválení. Ten potvrdí, nebo vrátí s důvodem, co dodělat. Nic se neuzavře samo.
Každý člověk má sazbu nákladovou i fakturační. U zakázky tak vidíte nejen kolik stála, ale kolik na ní zbylo. Sazby se zmrazí k datu práce, takže se starší podklady zpětně nemění.
Neschválené hodiny a jejich cena, směna přes dvanáct hodin, dvouminutový záznam, zakázka bez jediného úkolu. Kontrola běží pořád a rovnou říká, co to znamená pro fakturaci.
Když se na úkolu naodpracuje víc, než se čekalo, dozví se to zadavatel týž den — ne až při sestavování faktury, kdy se s tím nedá nic dělat.
Většina systémů na řízení práce počítá s kanceláří. Tenhle ne. Člověk v terénu má vlastní obrazovku: velká tlačítka, žádné menu, ovládá se palcem a v rukavicích.
Klepnutí spustí čas, další ho zastaví a zapíše hodiny.
Přestávka se nefakturuje, ale z jedné práce kvůli ní nevzniknou dva záznamy.
Fotodokumentace vzniká tam, kde se pracuje, ne večer z paměti.
Úkol jde zadat celému oddělení. Vezme si ho ten, kdo je zrovna volný.
Nainstaluje se na plochu telefonu jako aplikace. Nic se nestahuje z obchodu, stačí prohlížeč.
Nesnaží se být systém na všechno. Nevystavuje faktury, nevede účetnictví, nenahrazuje docházku ani sklad — na to máte jiné nástroje a dělají to líp.
Připraví podklad: kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží. Fakturu z něj vystaví váš účetní systém.
Systém, který umí všechno, se špatně učí a ještě hůř používá. Lidé v terénu ho po měsíci obejdou a firma je zpátky u papírů a telefonátů.
Úkolník dělá pár věcí a dělá je tak, aby je používali i ti, kdo si systém nepřáli.
Stačí e-mail a heslo. Systém sám pozná, do které firmy patříte.
Přihlásit se